2024年10月5日 星期六

[讀書心得]秘書工作手記:學會辦事

 前言 成为一个成熟的人,去面对复杂的世界

*办事,才是职场最核心的行为,办事能力,才是职场最管用的“硬通货”。

*学会办事,“学会”的过程本质上就是认识职场规律、适应职场规律的过程。

*办事要理解领导,按领导要求办,因为与领导相处的热度决定了你的职场高度。

*办事要讲礼仪和规矩,礼仪绝不是繁文缛节,那是人心中最柔软的地方。

*办事要会说话,很多事可办可不办,话说得好,能办的可能性就大。

*办事要注重细节,小事也能让你脱颖而出。办事要有耐性,身处职场的长跑,笑到最后才算笑得最好,

*真正的勇士,往往有极强的适应性和坚定的决心。不抱怨、不幻想、不放弃。躬身入局,下场打拼。掌握规律,保护自己,谋求发展,赢得尊重,才是有本事、想成事的职场人应当做出的选择。

*“世上只有一种英雄主义,就是认清了生活的真相后依然热爱生活。”(想到了主任,我想成为但还没有成为的人)

上篇 技巧篇 办事的艺术

第一章 领导:与领导相处的热度,决定了你的职场高度

一、领导为什么重要?

在一个科层制的体系或组织里面,与领导相处得如何,领导对你的看法如何,都会深刻影响你的职场命运,

1.领导驱动单位运转

2.向领导学习:画布策略

所谓“画布策略”,说的是西方画家刚开始学习画画的时候,都是在大画家家里当学徒,发现大画家要画油画,赶紧给找来画布,铺着铺着,画家才开始愿意教给学徒一些画画的技法,这才上了正道。

“画布策略”的关键是,小人物在工作上给大人物帮助,为大人物铺路,让大人物把事情做得更漂亮,以此来换取自己发展的机会。

个人感想:原来直觉引导下做的一些事,历史上其他人都已经归纳为策略了呀。

3.面对领导的心态

做营销和练内功,这两种思维不是非此即彼的,而是可以共存的,该做短期的工作就得做短期的工作,该吸引领导的注意就得吸引领导注意,该表现的时候就要勇敢表现。

4.“守正用奇”

中层及以下人员,在琢磨事与琢磨人上,七三开,首先要做到以自身实力立足,用本事说话,靠实绩取胜,同时适当花一些精力抬头看路。上到中层之后,在琢磨事与琢磨人上,五五开,琢磨事侧重于抓工作落实,琢磨人侧重于理顺关系、赢得支持。要是当了单位一把手,一般来说应做到琢磨事与琢磨人三七开,把主要精力放在拓展人际关系、打开局面上。

张磊的投资哲学始终坚持一项基本原则,叫作“守正用奇”,化用自老子《道德经》中的“以正治国,以奇用兵”。他认为,投资要获得成功,既要在坚持高度道德自律、人格独立、遵守规则的基础上,坚守专业与专注,拥有伟大的格局观,谋于长远,同时还要不拘泥于形式和经验,勇于创新,出奇制胜。做人做事讲究正,才能经得起各种各样的诱惑。思考决策讲究奇,才能找到属于自己的空间。“守正”给“用奇”以准绳,“用奇”给“守正”以反馈。

在单位做事何尝不是如此。“守正”我们可以理解为乐观正派,任劳任怨,总能扎实靠谱地完成工作,“用奇”则是用心体会琢磨,盯住领导的需求和关切,勇敢地抓住每个露脸出彩的机会。

二、关于领导的几个常见认识误区

*恐怖的地方在于,权力是单向的,他手中有支配你,甚至伤害你的权力,不理解的后果就会非常严重,有些人甚至因此而赔上整个职业生涯。

个人体会:想到了《潜规则》里的合法伤害权。人们向往或惧怕领导,或许不是因为那些面上的权力,而是合法伤害权吧。

1.误区一:工作我干,凭什么他跟大领导汇报?

一级对一级负责,下级对上级负责,这是科层制组织的一个重要特征。

2.误区二:他对下属一点都不上心,眼睛只盯着上边!

领导的任务主要是处理好各方面的关系,尤其是同上级的关系,赢得上级的信任,从而为下级工作创造环境,争取资源。

3.误区三:他一点也不实干,尽整些面子功夫和花样!

我们总希望领导对我们的认识是基于理性的、全面的、深入的,但这是一种美好愿望。现实中,往往领导没功夫、没精力,更没时间,如你希望那样理性全面深入地认识你,了解你的工作,他的判断或许更多来自感性认识,也就是短暂的、浅层次的印象。面子功夫和花样直接作用于感性认识,它管用的道理就在这儿。

注重形式是对的,陷入形式主义就有问题了,因为随着时间的推移,形式最终还是会实现价值回归,与实质匹配的。

4.误区四:大领导对我们都那么和善,你看他那个凶样!

大领导一般都比较严厉,只是他们没有对你表现出来。

5.误区五:“会哭的孩子有奶吃!”

从某种意义上来讲,积极争取自己的权益,积极表达自己进步的想法,是非常正确且应当应分的。

“我想要”,你得主动说,“不想要”,也一样。

【两种利益】

老部长把一个人在单位的权益分成两种。

第一种是纯粹属于个人的权益,主要有三项:一是自己的人格权益;二是法定的经济利益,比如工资;三是法定的休息权利。

第二种权益,是提拔、工作调动、岗位安排等与平台相关的权益,这些权益其实并不属于个人,而是依附于组织和领导的,只是和你有一定的关系,组织和领导才是单位资源的掌控者和分配者。

在单位,第一种权益可以毫无保留地争取,而获取第二种权益,一要靠个人努力,二要靠组织和领导信任,这犹如车之两轮,鸟之双翼,缺一不可。

你要维护自己的话语权、工作调动权等权益,主要也应从以下两个方面入手。

一是提升自己的价值。使自己真正成为单位的骨干,业务的中坚,工作的权威,领导的左膀右臂,成为领导离不开少不了的人。

二是同领导建立良好的人际关系,成为领导认可和信任的人。

硬刚是不能解决问题的,“有话好好说”,领导和组织听进去了,被感动了,你才有可能争取到想要的权益;“有话不说”,别人压根不知道,也懒得去猜;“有话挥舞着拳头说、带着情绪说”,人家也可以不理你,甚至把你扫地出门。

三、见了领导特别紧张怎么办

好几个领导跟石头说过,自己特别喜欢那种带点儿虎气的下属。领导口中的虎气,就是我们说的自然大方。培养虎气,其实有法可循。

1.正确理解紧张这件事

大领导往往能决定你的命运,所以在这种情况下,紧张是正常的,

在领导眼里,你的紧张并不代表“这个人上不了台面”,可能代表“这个人特别尊重领导,以至于表现得格外小心”。

2.搞一下过电影情景模拟

3.准备好应对话术(避免说“不知道”,可以确认后再找领导汇报)

4.良性互动(关键是,汇报中提到领导的次数一定要多)

5.默念箴言

四、在领导面前挣表现的小窍门

领导对你的印象,往往来自一两件小事。而且,印象一旦形成,很难改变。

1.每天早到10分钟(从容,查漏补缺)

2.开着门加班,别不好意思

3.带着万能工具包(笔、笔记本、纸巾、现金)

五、回答领导问话,怎么才能得满分?

1.领导对你说“辛苦了”,如何回答?

第一层是感谢,第二层是客观描述自己的工作量,第三层是表明继续努力的态度。

满分回答应该是:“感谢领导关心!这两天任务确实不少,能力不够,态度来凑,昨天我们加班到凌晨2点多。其实您统管全局,更辛苦。有领导这句话就值了,以后我们大家继续努力。”

2.领导对你说“最近工作怎么样”,如何回答?

第一层是感谢,第二层是好字当先,第三层意思,具体说说怎么个好法,第四层意思:“还请领导多指点我们。”

满分回答应该是:“感谢领导关心!工作挺好的!前一段时间,主要是在×××,大家都特别拼。最近,正在开展某活动,已完成百分之多少,大概××时完成。还请领导多关心指点啊。”

3.领导对你说“不好意思”,如何回答?

第一层意思,依然是感谢,第二层意思,要尝试站在领导的位置去理解他的决策,表达对其决策的高度认可,第三层意思,可以如实表达自己内心的些许遗憾失落,第四层意思,在表达自己的感受之后,一切都要回归工作本身,不抛弃不放弃,继续积极进取。

满分回答应该是:“感谢领导给我说这些,您是从单位全局考虑的,我知道您也一直在协调,我完全理解。这次没能评上优秀,确实有点遗憾。可能是我的个人能力还有不足,后面我一定调整好心态,继续努力,不辜负您的信任。”

4.领导对你说“干得不错”,如何回答?

这时候最好的回答,是借着领导的表扬,让在场的人雨露均沾,强调你的一点点小成绩也是在领导的直接指示下,在同志们的关心和帮助下取得的,军功章上有我的一份,更有大家的一份。

5.领导对你说“忙不忙”,如何回答?

最好的回答是同时表达两个层面的意思:第一,最近确实很忙,忙得脚不沾地、焦头烂额;第二,再忙,也要愉快地接受领导布置的工作,坚决完成好。

满分回答应该是:“哎呀领导,最近赶上××专项工作,真是忙得不可开交,好几个晚上都熬到半夜。但再忙,您布置的工作对我们都是头等大事,必须排在前面。您有什么指示尽管吩咐!”

6.领导在会上问“对吗”,如何回答?

私下场合,你当然可以按石头之前说的实事求是地回答,“领导,我马上去确认一下。”然后赶紧出去把事情搞清楚。

假如是大家一起开会,或是有别人在场,你不妨就回答“是的,对”,肯定地回答就行。下去后赶紧确认,如果领导当时的观点是错误的,私下再把正确的观点汇报给领导。为啥呢?领导当着众人的面问“对吗?”其实未必是真的想知道对错,而只是在寻求支持或佐证。会场上面对众人,领导本身就有掌控局面的压力,对否定和质疑会格外敏感。还不如不管对错,先肯定了,搪塞过去,下来核实后再汇报正确的。

7.领导微信上发学习文章,怎么回答?

最基本的回复,可以是“收到,谢谢领导指点!认真学习!”。如果文章比较深刻有趣,也可以谈谈学习体会,甚至,如果你能摸到门道,总结出领导喜欢看哪方面的文章,也可以反过来时不时跟他分享。

绝对不要把这种互发文章相互学习理解成一种负担,反而应该算是一种工作之外的私人交往,借这个机会建立和领导的感情和默契,还能成长进步,有什么不好呢?

个人体会:没有刻意这么做过,但现实中好像差不离……

六、对领导部署的极致回复是啥样的?

领导给你微信留言布置工作之后,一个完整到极致,甚至有点用力过猛的回复应该是什么样子的。

第一层意思,表明知晓的状态。

第二层意思,表达愉快接受的感情和态度(可以用语气助词来表明态度,比如,可以把“好的”换成“好嘞”“好哒”)。

第三层意思,传递马上落实的行动力。

第四层意思,说明具体落实举措。

第五层意思,预估完成期限。

七、给领导送文件,学问太大了!

1.把文件吃透

2.要注意形象

3.要有点儿眼色

4.注意细节

有一件特别重要的事,你要搞清楚今天是几月几号。

八、给领导发祝福短信有哪些讲究?

1.抓主要矛盾

2.感谢越具体越好

祝福短信有具体的套路,一般来是“专门称呼+具体感谢+实际祝福+工作表态+恭敬署名”。

3.祝福越实际越好

4.署名要恭敬

5.时间要赶趟

一般来说,祝福短信最好是在节日当天上午发,

6.对回复不要有执念

个人体会:作者说领导也是人,尽管会收到很多祝福信息,但还是该发就发。可这么多年,我对发祝福信息还是有障碍,除了对主任,其余领导,还是一个都不发。等做了正职再说吧。

九、怎么跟领导走得近?

怎么把握与领导交往的尺度,既要有亲近感,又不至于让自己过于焦虑呢?

其实就是一句话:有好事的时候,要把领导当普通人看。

1.送祝福任何时候都是适宜的

2.及时反馈响动

3.经常性关心

只要是真诚的关心,你完全可以大大方方地跟领导沟通,领导都会很开心,有人惦记着、关心着,总归是一件愉快的事。

十、领导说这些话,你要警惕了!

“想”与“说”一定是有落差的,领导想表达的意思是A,但表达出来可能是A-,你根据你的世界观和知识结构来理解,可能理解成A--,也可能理解成A++或B。所以指示不一定等于意图,领导的意图需要我们去发散、去领悟。

1.“某某同志,很有个性和想法嘛。”

进入单位,有个性和想法很大程度上就是对科层制秩序的威胁,对领导权威的挑战。

2.“大家还有没有什么补充的?有意见尽管提!”

3.“你最近特别忙吗?”

这句话必须引起高度重视,认真反思是不是这段时间有什么工作没干好,还是给领导请示汇报少了,及时加以改进。

4.“这事回头再说吧。”

领导说这句话,一般是他对你说的事并不认可,也不感兴趣,又不好意思驳你的面子,想赶紧划水划过去算了。

5.“这事你们看着办吧。”

一种是表达不满。

还有一种情况,他对这件事情可能确实没有那么重视,兴趣不大,

6.“某某很实在。”

领导说你“实在”的时候,也就是说你不会灵活处理问题,不能很好地领会领导意图,办事办不到领导心坎上,工作用蛮劲不用巧劲,重表面轻深层。

7.“材料整体上还可以。”

材料哪是整体上还可以,压根就是“整体和部分、全局和局部都不太行,重新弄吧”。

8.“我再耽误大家两分钟。”

领导真实的想法是:虽然会已经开得不短了,但我这还有几个非常重要的事情要好好跟大家说说呢,请大家集中注意力继续听讲。

十一、领导眼中的靠谱是怎么做到的?

对办公室人来说,忘事、误事是巨大的缺陷,不仅耽误了事,

平时注意培养良好的做事习惯,遵循程序化的办事步骤,有意识地把事情做成一个闭环,把“靠谱”当成一项底层素养,忘事误事的概率确实能够大幅降低。

1.第一步,懂得(搞清两件事,标准、时间)

2.第二步,记得(两分钟法则,笔记本记录)

3.第三步,反馈(让领导看到“进度条”和“实时位置”)

4.第四步,核查(干完之后仔细复查核实)

十二、大领导与小领导可不一样

1.大领导与小领导,对你的发展都很关键

2.大领导与小领导,相处起来要有差别

“要把小领导往大了看,把大领导往小了看”。

3.大领导与小领导,其实是一条战壕的

十三、推活儿又不得罪领导的好办法

对无根底的人来说,推活和发展总是此消彼长,负相关的。也就是说,推活当然可以,也有技巧,但你要做好领导对你有意见的准备,你到底更看重什么,或者想发展到什么程度,自己内心得有数。

人各有志,说到底,怎么选,还是自己的事。无论如何,愿大家在“加班还是推活”这个问题上都能做出不让自己后悔的选择。

1.要提高效率

2.要抓大放小

领导关心的、重视的或者与个人发展特别相关的,应当高标准地做,而一般性的事务工作,确保不出错就行。

3.摆出不容回避的客观事实

4.适当管理领导预期

通过适当方式,向领导传达合理正当的工作节奏是怎样的。

5.态度柔软

6.备选方案找补回来

拒绝不是消极工作,更不是推卸责任。

第二章 礼仪:礼仪是人心中最柔软的地方

一、单位食堂也是局啊!

第一个维度,领导也是个普通人。

第二个维度,领导还是个领导。

1.什么时间吃饭

2.吃饭聊点什么

食堂聊天寒暄,一定要有趣但不核心。

有趣,意思是别探讨过于严肃的工作话题,

不核心,意思是千万别聊相互之间有利益瓜葛的话题,

一是聊与领导工作相关的话题。

二是聊领导平时比较关注的话题。

三是聊与领导个人特长爱好相关的话题。

四是看领导性格。

3.还是要搞服务

二、饭局怎么组织,才能请到想请的人?

有的时候,你跟想请的人没那么熟,他对你还有防备,由头得有点吸引力,抓住对方的喜好,勾起对方的兴趣。有时候,双方感情基础到位了,由头甚至不用特别站得住脚,不过是给双方一个都需要的台阶。

1.节日

2.有好事

3.工作完成、合作达成

4.朋友

5.细节(尽量别组“罗汉局”,就是一桌子都是男性,没有女性的饭局)

三、酒量小的人,饭局上怎么如鱼得水?

*现在的条件和氛围下,饭局上不喝酒是完全行得通的,那种非要往死里喝,不喝倒几个人就是“不到位”的时候已经过去了。

*饭局的核心其实是敬,而不是酒。

*强调一下,不想喝是主观的,但理由一定得是客观的。

*对于不熟悉你的客人,敬的话术可以“介绍+赞美”为主。

*饭局散了,也可以给饭局上比较重要的人发个短信微信,报个平安,说自己已经到家了,确认他已经安全到家了,同时表达“今天很开心,收获很大,请您继续关心指导”的意思,这样比较能凸显你的细心和周到。

四、发个微信,也能体现高水平!

微信是个好东西,用好它的关键是自己多做一点,让领导少做一点

1.罗列条目一二三,每条之间要舍得空行

一是要有编号;还有一点比标序号更重要,那就是多换行、多空行。

2.尽量不要给领导发语音

*发语音,越来越成为上级对下级的一种权力,

3.发图片或Word、PPT、PDF等文档要有摘要或说明

*这些文档只能作为附件来参考,核心内容、请示事项还是需要你提炼出来,或者把文字复制出来,编成摘要以文字形式来发,一眼就能看明白。

4.如果是需要领导在电脑上查看或保存的文档,就更不适合用微信发送了

5.发涉密内容是在给领导挖坑

6.“嗯嗯”就是比“嗯”要香

个人体会:第一次注意到“嗯嗯”,还是小主任呢。这么看来他确实很会打交道啊。

五、微信就是你的第一人格

朋友圈其实是公共场所

不要一边不回别人微信,一边在朋友圈到处点赞

不要老在朋友圈抱怨工作苦

求点赞,求投票,求转发,求购买,发此类信息真的要慎重

在群里问问题,最好发红包

点赞,回复,虽然俗气,但还是要有

假如没有及时回复微信消息,还是稍微解释一下

无论是谁,新认识的人尽可能留个电话,加个微信,指不定什么时候就需要联系谁。

六、怎么顺利加上领导微信?

姿态上要争取加、积极加,但具体操作方式上还是要讲究个师出有名,最好是顺水推舟。

七、我为什么劝你要秒回微信?

办公室人的主业其实就是沟通。

做行政的不一样,不是每天沟通几次就行了,而是经常时时处处都在沟通的过程中。

要精进的是如何快速、高效沟通。

八、退工作群?很有讲究的!

1.使命完成,主动退群

工作就是工作,所谓职位,你的职责永远是跟位置绑定的,好比退休后就不该有办公室,就不能再看文件,自觉退群应当成为一种规矩,甚至是单位的纪律。

2.避害时悄悄退

3.趋利时大张旗鼓退

客套的常用模板是:原因+回顾+感情+祝福。

4.劝人退群,欲盖弥彰

九、一致好评的秘诀原来是起身相送

无摘录。这段讲的是作者单位有个人风评极高,其秘诀在于无论是谁去找他,离开时他都会起身相送到电梯口。

十、一个人行不行,出一次差就全看出来了

1.带报纸杂志

2.提前查好航班时刻(时刻关注航班动态,及时调整出行安排)

3.记好团里同志的房间号

4.提前把发票打印出来

5.不做拖油瓶

十一、送礼其实没那么重要

*礼物只是润滑剂,是锦上添花,而绝不是一锤定音、雪中送炭。

*对领导来说,部下工作干得如何,能否帮自己解决问题,气场是否相投,才是重要的,也是可以有礼物来往的前提。

*在干好工作、正常交往的前提下,有些礼物往来,聊表心意,才能达到加深感情、加深了解的目标。

*送礼分两种。一种是求人办事的谢礼,得有点分量;一种是联络感情的随礼,不需要贵重,心意到即可。

*特别不建议送生鲜类实物,既占地方,又容易腐坏,扔的时候还要考虑垃圾分类,最好以卡券的形式送,容易保存取用。不太建议送土特产。土特产一般也都是那种占地方、容易腐坏,别人还不一定爱吃的东西。

十二、单位人常见场景礼仪清单

个人体会:这段说的主要是平时工作中注意的细节,如接名片用双手等。比起记细节,个人觉得,把自己置于对方的立场,用自己希望被对待的方式去对待对方,就八九不离十了。人性是相通的。

第三章 说话:别被不会说话耽误了

一、汇报的重要,怎么强调都不为过

1.领导的精力和时间就是最大资源

沟通一定遵循两个原则:谁资源匮乏谁主动沟通,谁比较痛苦谁主动沟通。所以,和上级的沟通一定是由你发起,别等他找你(得到脱不花)。

2.领导需要掌握情况

领导力其实是来源于对信息的掌握。

因为“信息即权力”,掌握某种特定信息的人依然在组织内拥有独特的价值。领导的信息来源多,他站得高,各种渠道不停地给他输送信息,他才能做出判断决策。

3.领导乐于把控进度

你给领导请示了,你给领导汇报了,领导帮你指点指点,这就叫作指示。

4.让领导感到被尊重

他会觉得,有事没事过来说两句话,事事征求意见,问问想法的人让人舒服又靠谱。

5.要规避风险

规避风险,形成连带责任,其实也是汇报非常重要而又常常被人忽略的一个功能。对于一些有争议、有风险的事,你向上汇报,其实是在保护自己,其实是在确定你跟领导共同对这个事承担一种连带责任。

个人体会:似乎这几点都get到了……

二、内向者的汇报也可以很牛!

对于职场,尤其是体制内职场来说,内向绝不是一个优点,而是一个明显的缺点。因为汇报极其重要,而汇报损耗内向者能量。

明智的策略是,从自己能接受的程度做起,享受到汇报和沟通的快感和好处之后,再去进阶。

间接汇报本质上是一种间接和滞后的交流方式,你可以深思熟虑,可以遣词造句,可以查百度,可以求助场外热线,都可以。

三、经常给领导汇报思想是怎么做到的?

除了务实的工作汇报,还有务虚的思想汇报。

不受层级约束。汇报思想,还能拉近心灵的距离。人都是感情动物,总会对亲近的人更好。别人来汇报思想,会有一种成就感,这种互动多了,就会增加心灵的沟通,感情的交融。

1.利用合适的引子

说完工作之后就是个好时机。

2.什么是思想

汇报工作是就事论事,把事情说明白就行,内容上比较好把握,但到底什么是可以汇报的思想,就不太好把握了。

——整体工作情况。

——成长和体会。

——感恩感谢。

——体恤认可。

——想不通的问题。

——钦佩服气。

3.提条件要慎重

汇报思想最好就是真的汇报思想,不需要领导动用权力和资源去帮你解决什么问题。

个人体会:才发现自己工作日给主任写的日报本质上是一种思想汇报……

四、天天汇报却愈发不受待见,问题出在这里

石头一直是汇报第一定律的坚定支持者,第一定律说的是这样一个道理:你汇报的次数永远少于领导对你的期望。

汇报第一定律没问题,但是除了汇报的次数,汇报时我们还有其他的东西需要选择斟酌,比如汇报的形式、汇报的时机、汇报的内容组织。

汇报是复杂的,需要综合考虑紧急程度、复杂性、决策的困难程度,甚至领导的个人习惯、性格、身体状况等因素。不太像简单的加减乘除,更像是复杂的方程运算。

既有正式当面汇报,也不要忽视一般性通报、顺带提一句、发短信、打电话、集中汇报、紧急汇报甚至俏皮的汇报。

最常见的就是当面和领导做正式汇报,这种汇报效果好,领导印象深,值得鼓励。但是,这种汇报形式一般适用于重要、复杂、紧迫的事项。

对一般性的告知,还可以在跟领导汇报正式的重大的事项之后,一次性地把积攒的几个一般性告知事项向领导统一作一个通报。这样不会漏掉应该向领导汇报的事项,又不会把领导追得上气不接下气,造成审美疲劳。

五、汇报的细节,不懂你就亏大了

1.汇报的时机

人的身体状态会影响心情。午睡的时候、困顿的时候、生病的时候,都不是汇报的好时机,尽量避开。

2.拿领导要求开头

一个好的汇报,不是上来就说事,而是要先引起领导对你汇报的兴趣。

3.非常热情、非常有活力

有一个表明自己态度积极的小动作,那就是带着笔记本,随时做记录。把领导的任何指示都记下来,不停地在纸上写,表示重视。

4.注意仪容仪表

六、当众发言,别搞错了重点

在领导面前当众发言,就是一个公开公平的赛场,谁准备充分,谁肚子里有货,谁讲得好,谁就能出彩,领导就对谁印象好。

石头早就写过文章,概括为“四个有”:有准备、有态度、有说法、有爆点(见《秘书工作手记1》)

发言效果如何,当然要看讲的内容,但排在内容之前的,还有一项更重要的事,那就是对象。

在领导面前当众发言的真谛其实是,在这个宝贵的场合,你有没有把所有力气集中起来,都用来打动你最想打动的那个人,会场上对你来说最重要的那个人。

打动领导有很多方式,讲出真知灼见,讲出干货,对领导有所启发,让领导刮目相看是一种。多说说、多点点你想打动的人,也就是领导,是一种操作简便、行之有效的策略。

拥有大智慧的人,也很难抵挡好话的侵蚀。

七、用一两个这样的词,能显得很会说话

会说话,说话让人感到舒服和尊重,有很多方法,使用敬语、谦辞确实是其中最简单的一种方式。

1.您

2.请

3.指示、指导

4.汇报、报告

5.劳烦、拜托、劳驾、叨扰

6.见谅

7.久仰

8.赏脸、赏光

需知,对每一个人都尊重是成本最低效果最好的交往方式

八、竞争上岗,怎么讲脱颖而出?

要不要参加竞聘,尤其是那种看上去明显有人比你更合适,去了就是陪跑的竞聘,不少人都很纠结。 石头态度一直很鲜明,对待竞聘,必须要有“有枣没枣打三杆”的心态。

个人体会:哈哈哈哈哈哈,传神。我也觉得,做了不一定成,但不做,那基本是成不了(运气好到天上掉饼那咱也没话说对吧)。

1.放手一搏的心态

既然是竞争上岗,准备演讲的时候就要抓住“竞争”二字,说的话不能是大路货,不能是不咸不淡的平常话,而是要用真情、故事、深度、实绩去震动评委,放手一搏。

2.研究竞聘的背景

竞聘时,你要打动的人,不是全世界,而是坐在你对面的那几个评委,甚至只是起决定性作用的那个主考。

此外,对竞聘岗位本身也要认真研究。

3.反复打磨演练“逐字稿”

有些人准备竞聘演讲,只列大纲和要点,对于口才出众、能说会道的人,这样当然可以,但对绝大多数正常人来说,石头还是建议你扎扎实实准备,反复演练打磨逐字稿。

4.成绩要少想法要多

成绩尽量挑最重要的说,重心应该放在想法上。所谓想法,其实就是两个方面,一是怎么理解岗位,二是准备怎么干。

怎么理解岗位,关键是要站在领导和考官的角度,跳出你现在的职务,以更宏观的视野格局来谈对岗位的理解和认识。

5.态度要正确且充分

讲成绩和工作打算,套话要少,但到了表达态度的时候,套话一定要非常充分,一点儿都不能少,一点儿都不能省。

得到的总裁脱不花在自己的沟通课程里对竞聘有个比喻,石头觉得很形象。她说,竞聘看重的不是过去,而是未来。你可以把自己竞选的那个岗位想象成眼前的一个靶子。当场正中十环固然很好,但更重要的是看到靶子背后还有靶子,眼前目标背后还有长远目标。

竞聘当然要争取一时的输赢,但是无论输赢,我们都要追求更长远的目标,那就是让在场所有人看到你、认可你,让大家觉得你是一个诚恳谦逊的人,是一个可造之才、可用之人。

九、寒暄找话题大法

朋友圈中找话题、穿着打扮上找话题、看天气找话题、看新闻找话题、围绕孩子找话题、聊八卦找话题(八卦类事件特别适合职场寒暄,他们最符合石头之前说的“有趣但不核心”的原则)、说胖瘦找话题、用“最近怎么样?”找话题、万能的微笑。

*乱用精力,花在自己不擅长,且无实际收益的事上,很不划算。要学会把精力留给自己,留给核心事务。

*不管你从以上哪个角度找话跟别人寒暄,讲话的基调一定是正面的,说直白点,也就是要夸他,狠狠夸他,别讽刺,别怼人,如果做不到,那还不如把嘴闭起来。

十、说话有逻辑,是怎么做到的?

1.编码更容易让人记住

编码,是非常符合人体大脑思维路径的一种说话方式。

最美妙的地方在于,编码法虽然让人感觉有逻辑,但其实对逻辑性的要求不高。

2.使用逻辑词

3.归类可以对抗混乱

把一团内容切割成不同类别,依次讲出来,对理清说话的思路非常有效。

十一、嘴严是一种美德

不管人前还是人后,只说单位和领导的好话,绝不说单位和领导的坏话,这应该成为一种习惯。

1.“昨天我旁听常委会了,会上研究了干部,××处的××要动……”

人事关系一定要保密保密再保密

2.“昨天领导加班,让我帮他接小孩了”

领导私事要守口如瓶

3.“小王和小李是不是最近有点情况?”

不乱传同事八卦

4.“我迟早要走的”

做就是了,不必说

5.“工作烂透了,这个单位真没劲”“这事太难了,肯定不行,搞不成的”

何抱怨的话都不要在单位讲。抱怨永远无助于改变现状,

6.“我们以前不是这样弄的,王局以前如何”

过去领导不要提

第四章 细节:让你脱颖而出的那些小事

一、在单位特别拉好感的几个小妙招

*职场上的受欢迎,和谈恋爱、耍朋友的受欢迎有本质区别,你不需要让所有同事都真心喜欢你、爱你。只要大家能够客气友善地交往,互相不拆台、不踩踏,你的同事关系就算很成功了

带饭和零食、记住生日、伴手礼、私下致谢、工作不掉链子(做事是同事关系的底层根基)、尽量不发飙(对每一个人都尊重是成本最低、效果最好的一种交往方式)、不要打破砂锅问到底

对关系和社交要辩证看,如果社交不是你的核心竞争力,合格不出错就行,更多的时间和精力,还是要花在提高自己身上。

二、有效赞美的5条法则

1.适当含蓄

2.群众的评价大家都在意

群众的恶言能杀人毁人,反过来,群众的好评那也是十分让人受用的。

3.要具体,要有细节

4.请教和询问也意味着赞赏

如果我们对赞美这一行为抽丝剥茧,其实它内含两个层面,第一个层面是认可,我认同并褒奖你的行动;其次是在意,即我非常重视和钦佩你的某个行动。

5.有对比才有伤害

安全稳妥的做法还是拿被赞美的人跟自己来比。

三、怎么装成很有城府的样子?

在单位走得比较顺的人,往往有个共同点:做事让人感觉很“稳”。

职场晋升,能得分很重要,不失分更重要。

首先你得保证自己一直在队伍里,不能因为犯规被逐出队伍。所谓城府,实际上就是把自己变成一个“黑箱”,最大限度减少犯错的概率。

1.大事小事不透底

对于不好的事,即使再小,也坚决不直说,这才是不透底的最高境界。

2.设密码

3.走路慢

4.说话缓

四、到上级单位借调注意事项清单

上级单位借调人,不是让你去镀金的,肯定是来干脏活累活的。

新到一环境,先考虑融入。

抓紧把自己擅长的一面展现给领导。

刚开始的几个活儿,要使出吃奶的劲来干好。

站稳脚跟之后,可以造造声势。

定期向原单位领导汇报工作。

不定期与老同事联络感情。

在职权范围内为原单位提供一些便利。

如果你了解到上级单位有编制,也有意通过借调留人,大可以主动跟你的直接领导表态;如果发现上级单位纯粹是想抓个苦力干活,没有任何上调机会,那就不要恋战,拿好借调鉴定,到点儿就撤回去。

五、当小领导带好团队的要点清单

无论体制内外,领导者的权威往往不只来自于职位本身,更来自对职位的经营。

什么是运用职位赋予权力的能力?说白了就是两条,对下分配任务,活儿来了能分得下去;对上争取支持,领导愿意听你的,不听你们科室其他人的。你的所有管理动作都应该围绕这两条。

分配任务,先过心理关。把分工具体到人头,落实在纸面上。

怎么体现领导支持?上任后,先召开科室会议,邀请分管领导参加,为你站台。别小看了开会和表态,科室会议上,所有人肯定都会说要支持你、配合你的场面话,按照心理学上的“承诺和一致原则”,人人都有言行一致的愿望,一旦作出承诺,就会立刻受到来自内心和外部的压力,迫使自己的言行尽量和承诺一致。这次会议后,还可以建立科室学习例会制度,每周或每月定期开会,学一学近期上面发的文件,每个人讲一讲近期自己手头的工作

记好科室工作周记。

抓“两头”带中间。

时常“扯大旗做虎皮”,让大家知道领导始终信任你、支持你。

碰上比较刺头的部下,言语上绝不要轻易让步。

上面说的都是“做官”,做人也同样重要。

最后,如果碰上个别不求进步的老员工,不必非要拿下。

对老同志要多一些理解和尊重,他们现在可能工作状态不佳,但人家年轻搬砖的时候,可能比你还能吃苦,可能比你还拼命。

你使出浑身解数,个别刺头还是没有改观,那就算了,对这样的人,少管、少理、闲置即可,只求不添乱,不求做贡献。

六、当烂好人有什么问题?

只有索取和给予处于一种微妙的动态平衡,两个人的关系才会越来越紧密,友谊才会越来越深厚。

1.真的不想干的,要直说

2.可以帮的,也不必马上说好

不当老好人,不是说以邻为壑,处处掣肘别人,而是说实事求是,利用好“等价交换”这个人际交往的基本法则,该我做的我听使唤,不该我做的我得说清楚。

七、节后第一天,别只知道傻傻上班

仪表、寒暄、慰问、拜年、整理、特产、低调

八、微信里工作信息如何减少遗忘?

1.置顶和标记未读

2.随手设置提醒(新技能get)

3.收藏或转存到印象笔记

九、把备注通讯录提升到战略高度!

详细标注联系人,是构建自己广泛弱关系的起点和基础。

第五章 态度:工作可以商量,态度必须端正

一、舞台再小,也要学会给自己加戏

容易的事、皆大欢喜的事,往往看不出人的能力和境界,遇到烫手的山芋,事情发展不如愿的时候,才更考验一个人的处世智慧。

无论职位高低,人在任何时候都不想背负压力,都害怕被轻视、抱怨和拒绝,这是共通的。给你布置任务的时候,领导和同事有无心理压力,有无被你拒绝的心理预期,人们常在办公室里说的一个人“好用”与“不好用”的区别,大概就在于此。

二、越主动越加分

何事情,一定是越主动,机会就越多,成功的可能性就越大。

1.回复与反馈

2.出现意外和变化及时通气

3.追问

4.多做一点,做深一点

就整体而言,分工有序、各尽所能、权责明晰、赏罚分明的运转状态才是一个单位最健康最有活力的状态。

就个人而言,在力所能及的情况下,主动把分内的任务领回来,主动承担一点非自己工作职责的事情,主动在基本要求之外把事情想得再深入一点,再额外多做一点,都会让人生出额外好感,这是四两拨千斤的划算买卖。

所谓苟且红利,是指虽然看起来所有人都在做事,但是其中有大量的苟且者。你只要稍微比他们往前一点点就能享受到的红利,也就是在别人觉得没必要的地方,自己坚决不苟且,并且在别人不那么认真的地方,自己多较劲一点,自己深想一步,多认真一点,你就能享受到别人的苟且给自己带来的红利,就会收到几何倍数的回报。

个人体会:原来拥有责任心,享受到的是苟且红利啊。

5.推进

推进其实就是一直盯着某事,不断解决疑问和困难,让事情向完成的方向进展。

三、求人帮忙,你的姿势对吗?

1.不要上去张口就问

先自己尝试着解决一下再说。

2.别强人所难

麻烦别人最好的效果,是这件事情对你很重要,对他而言却不需要花费太多的精力,正好在他的掌控之下。

3.全面如实客观地说明情况

4.减少对方的工作量

请人帮忙时,要让自己的“忙”尽可能轻,“轻”是指让别人帮你的成本尽量降低。

5.及时感谢

得到了帮助,该感谢的要感谢,该报答的要报答。

好的关系从来不是单向的,一定是互动的过程。心怀感恩,彼此帮助,关系才能长久。

6.可以戴高帽,也可以给些压力

督促可以有两种方式:一种是戴高帽,一言不合就夸呗,

另一种是施加适当的压力,在不打扰的情况下,言辞恳切的追问、提醒能给办事的人一点压力,这种压力如果把握得当,对成事很有帮助。

7.表明自己的价值

四、可以不会,但要耐烦

曾国藩说,耐烦为居官第一要义。

大多事情,往左也行,往右也行,关键是领导想往哪去,这一点,越早想通心情越舒畅,越晚想通越憋屈。

正确的做法是,该应承应承,该好的好的,语气还要殷切温暖。

五、开会打瞌睡的人没有未来

会议本质上是一场仪式,具有强烈的展示意味。

1.开会是一次展示

在台上讲话的人,是怀着怎样一种迫切、忐忑的心情,在寻找台下热切支持的、期盼的、肯定的目光。同时又会多么记恨那些漫不经心的、打瞌睡的、吊儿郎当的人。

2.开会是有效时间

越是身处复杂的组织,付出的冗余时间就越多,而且你很难反抗。

*琐事可以做,但要把有限的工作精力,花在有效的工作时间上。

什么是有效时间,不好一概而论,但仅就职场来说,有个标准很重要,那就是这件事情领导能看得到,能对你产生长期价值

开会未必能实打实地解决什么问题,但对于你在职场的显示和成长来说,开会绝对是当仁不让的有效时间。

六、钝感力强的人走得更远

钝感力有五项铁律:一是迅速忘却不快之事;二是认定目标,即使失败仍要继续挑战;三是坦然面对流言蜚语;四是对嫉妒讽刺怀感谢之心;五是面对表扬不得意忘形。

在困境中、低落时,能否保持自信与坚定,保证自己的精气神不被打散,继续爬起来战斗,或许最终决定你能到达的高度。

1.没有那么多人在意你

2.不怕挨骂

3.无视议论流言

要知道,解决一个问题的钥匙,往往不在问题里,而在别处。解决同事议论的问题,核心是眼睛朝上看。

与你为敌,本质原因还是不忌惮你,觉得你没有发展前途,你没有领导撑腰,你没有领导信任。

一个人在单位受不受欺负,其实跟他个人性格,或者跟同事相处得怎么样,没有根本性的联系。

4.正视职业生涯的低谷

很多时候,个人的职业生涯不取决于个人努力,甚至都不取决于领导,而可能取决于上面的政策,单位的形势,取决于环境,取决于很多莫名其妙的东西。

“能工作时就工作,不能工作时就写作,两者皆不能,读书、积累、思索。”

在面对我们努力也无法改变的困境时,不要随波逐流,也不要停滞不前,沉迷于打牌、玩麻将等成瘾性娱乐项目,继续坚持做事,从提高自身素质和能力着手,如果你真的在某一方面提高到一定程度,有一定积累,甚至达到顶尖,这种能力总是会找到一个出口喷薄而出的。

5.有点胆子

体制内的工作对人的素质有很多锻炼和正面影响,比如,用全面发展系统联系的观点看问题,比如统筹兼顾、协调推进,比如照顾到前前后后方方面面。但强调全面兼顾之后,就容易造成另外一种东西的缺失——胆子。

6.平视建议

听大多数人的话,参考少数人的意见,最终自己作决定。

7.关心家人和孩子

怎么平衡是微观操作层面的事,关键是要不要平衡,要不要一边倒向工作,孩子要不要抓?

石头个人的观点,必须要抓,还得紧抓、抓紧。不可因为工作荒废对孩子的管教。需知事业分两种,一种是终身的事业,一种是非终身的事业。

现在大家都长寿,后面还有几十年,而后几十年过得如何,真的与孩子行不行有莫大关系

石头有时候在想,可怜的人类啊,为什么是一种复杂的碳基生物呢?碳基生物靠神经元传递信息,电流脉冲不稳定,所以总会产生复杂情绪。硅基生命,比如电脑和机器人,电流稳定,没有情绪,比我们要先进。

把自己当作一台机器,不被自己的情绪同时也不被任何人所左右,或许,就是碳基生命在职场的“硅基进化”吧。

七、如何避免成为一个乏味的职场老油条?

不要让肚子挡住自己低头的视线。

不要开口闭口就是提拔那点事儿。

不要只看新闻联播,《人民日报》《光明日报》。

了解一些着装的基本原则。

不要把钥匙和手机绑在腰带上。

不要暴粗口

不要把小同志、年轻人、小东西挂在嘴边

人老的唯一标志其实就是老觉得年轻人不行。

警惕挑错思维。

要成长,得有开放思维。

下篇 实战篇 秘书小蔡成长记

个人体会:虚拟了一名叫小蔡的秘书,讲述他在职场成长中对上述理论的运用。

写在开头的话

第六章 初来乍到

一、为啥不早点儿到呢?

早到。

二、保证完成的任务,怎么就忘了?

闭环(两分钟法则,记录)。

三、随口一说要不得

不确定的事要确认。

四、会场一分钟,弦绷60秒

坚守岗位职责(比如作为秘书,就不能开会时离开,避免出现紧急情况找不到人)

五、接电话的学问真不少

要知道在哪里、干什么。

六、“一个都不能少”?没必要!

精简精简再精简,精简需要对工作的了解。

第七章 得窥门径

一、一篇稿子教我学会把握“度”

秘书人员要经常检查自己思想、工作‘到位’的情况,不能‘离位’,更不能‘越位’,要做到‘参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从’。

二、服务领导,不是当保姆

一是谦虚而不谦卑。

二是圆通而不圆滑。

三是到位而不越位。

三、处处留心皆创造

文稿出现错别字,设立换人审核机制。

四、工作靠不靠谱,就看这三点

靠谱不是性格,而是一种闭环意识。

五、有话真得好好说

汇报工作,一要准确,把关键信息说清楚;二要有逻辑,

六、调研不是摆样子

要扎下去。

第八章 渐入佳境

一、“钻”,比动笔更重要!

一是‘钻’到会里面去,尽可能多地参加一些领导出席的会议和调研活动,做好记录;二是‘钻’到文里面去,多研究领导之前的讲话和平时撰写的一些重要文章。在‘钻’的过程中,感受和贴近领导的思维、逻辑和文风,

二、“兵荒马乱”的一天

感悟一,没有良好的精神状态,工作效率难以保障,今后得早睡早起,跑步健身,精力够充沛,工作才可能“打鸡血”。

感悟二,得有自己的“规定动作”,比如,通信录备注要详细,办公桌面、电脑文档、文件资料要随手整理,节约后续查询时间。

感悟三,尽快学习并使用能够提升效率的办公软件,给高效工作插上翅膀。

三、“推活儿”的“讲究”

首先要做到‘不多事’,尊重职责分工,尽好本职、守好本分;其次是‘不误事’,在搞好本职的基础上,团结协作、主动补台。

四、得把精力放在解决问题上

首要是把问题解决,然后是分析、规范、避免再次出现。

五、调研历险记:就想听听老百姓的心里话

深入基层,才能看准问题,才能写出有价值的调研报告。

六、小蔡的新“担子”

我先送你一个锦囊,叫分工负责。

按照分工,每次把具体任务分配到人头上,谁出问题,板子打在谁的屁股上。

本想送你第二个锦囊,叫明确标准,布置任务要把话说得明白些,标准提得具体些,千万别模棱两可,避免让大家反复折腾。

个人体会:对前面领导者要对下有效派活、对上争取支持的应用。

[讀書心得]秘書工作手記:學會辦事

  前言 成为一个成熟的人,去面对复杂的世界 *办事,才是职场最核心的行为,办事能力,才是职场最管用的“硬通货”。 *学会办事,“学会”的过程本质上就是认识职场规律、适应职场规律的过程。 *办事要理解领导,按领导要求办,因为与领导相处的热度决定了你的职场高度。 *办事要讲礼仪和规...